オフィスを作り替えたいけどどうすれば良い？

感染症拡大に伴い、導入されたテレワーク。すると、オフィスに出社する人数が減り、

• 「なんだか使いにくくオフィスを作り替えた方がいいかも」
• 「無駄な空間がある気がする…」
• 「テレワークと出社で日々変わる従業員の業務形態にオフィスが合わない…」

とオフィスの作り替えの必要性を感じる方も増えたかもしれません。
実は今、オフィスの在り方・設計は多くの企業が見直ししています。オフィスを作り替えるなら、

• 改装
• 複数拠点の合併、オフィス縮小移転
• サテライトオフィス

などいろいろな方法が考えられるでしょう。しかし「とにかく作り替えれば良いか」というとそうではなく、組織の在り方を今一度見直し、最適化していく必要があります。どう進めてよいのかも、悩む方は多いですよね。
そこでまずは、今あるオフィスのデメリット・問題点を洗い出してみましょう。

従来のオフィスのデメリットや問題点

出社人数が減り、スペースに無駄ができ運用コストがかかる

これまで通りの広さ・設備のオフィスでは、テレワークにより少なくなった出社人数で利用するには「家賃がもったいない」というデメリットが当然あります。 家賃だけでなく電気代や設備費など、オフィスの無駄なスペースの運用コストが気になる方は多いです。

せっかく出社しても、コミュニケーションがうまくとれない

テレワーク導入前はオフィスには「全員が出社」が前提でした。デスクを固めて執務をする場所があり、集まって会議をする場所がありました。全員が出社していることで全体の雰囲気、トラブルの要因を組織が見つける・把握することが簡単でした。
しかし、テレワーク導入中だと出社人数が限られるため、オフィスの作りによっては、せっかくの出社の機会にもかかわらず組織のコミュニケーションが阻害されるケースも考えられるでしょう。

テレワーク導入後、オフィスの作り替えを成功させるポイントとは？

それでは、今あるオフィスのデメリットや問題点を踏まえ、どのようなオフィスに作り替えれば良いか、考えていきましょう。成功のポイントとなるのは、「テレワークとオフィスワークを上手に併用させる」ことです。

働き方を見直し｜テレワークとオフィスワークを使い分ける

目的に応じてテレワークとオフィスワークを使い分けましょう。
テレワークを導入したからといって、全てをテレワークで完結させる必要はありません。テレワークとオフィスワークを使い分けることで、組織運営がより円滑に進みます。そして今生じているオフィスの無駄な空間が見えてきます。無駄を見直し、不必要であれば取り除いてコンパクトにしましょう。

生産性の向上｜オフィスでコミュニケーションを補う

テレワークで減ってしまう社内のコミュニケーションをオフィスで補いましょう。 テレワークという新しい働き方をうまく活用するには、生産性向上のために社内のコミュニケーションの重要性を認識し直さなくてはなりません。オフィスは「仕事をするための場所」から「コミュニケーションをとる機会を作る場所」に意識を変えることが、大切なポイントです。
今現在の働き方を考えると、出社人数の少ないオフィスは不要なのではないかと思う方もいるでしょう。しかし、テレワークを導入した組織にこそ「コミュニケーションの活性化」のためにオフィスは必要です。

これからのオフィスのカタチ「テレワーク併用型オフィス」

テレワーク導入中にオフィスをより活用し、生産性向上を目指すためには「テレワーク併用型オフィス」への作り替えがおすすめです。
「テレワーク併用型オフィス」とは、コミュニケーションとコラボレーションを重視するオフィス。
コンパクトでありながら、コミュニケーションやコラボレーションの活性化を目指してオフィスを設計することで、運用コストを抑えつつ、テレワーク導入中に起きていたコミュニケーション不足からのモチベーションダウンを解消し、組織全体の生産性がアップできるのです。

テレワーク対応オフィスの設計ポイントは「柔軟性」

オフィスにとって必要な機能は、「目的に合ったワークスペース」と「コミュニケーション促進」です。オフィス面積を小さくし、全体がコンパクトになっても、その機能性が十分保たれていることが最も重要となります。
そこで、生産性を落とすことなくオフィスを縮小するための設計ポイントは、「柔軟性」です。
例えば…

• 移動式の間仕切りを設けてレイアウトを自在に変化できるようにする
• キャスター付きのデスク・チェアを採用して会議室のような空間を作りやすくする
• オフィスを開放的なつくりにし、従業員同士が顔を合わせやすくする

など、設計に工夫を施すとオフィスの活用方法に幅を持たせることができます。
目的に合わせてオフィス空間を自由に変化させる柔軟性をポイントに設計していくと、テレワーク導入中の企業でもオフィスを十分に運用できるでしょう。
空間効率の向上と、複合的な機能の両立を実現できる「自由に変化できる」オフィスがあることで、仕事もはかどり組織内でアイデアが生まれます。

オフィス設計の前にやってみよう

設計する前に、まず始めに「なぜオフィスに行くのか」を整理することをおすすめします。整理すると、組織の現状に最適なオフィスのサイズ感が分かります。実際にデスクや什器のレイアウト図を作ってみると、より具体的にイメージしやすいです。

テレワーク併用型のオフィス改革で円滑なコミュニケーションを

テレワークを導入した組織では、オフィスを作り替えると組織にメリットがあります。しかし、オフィスを作り替えるだけでは不十分。オフィス内では「コミュニケーションが重要」だという意識改革も大切です。
コミュニケーションの機会を意識的に作るために、新しい働き方と規模に合った大きさの、組織に最適な「テレワーク併用型オフィス」を見つけていきましょう。

「テレワーク併用型オフィス」についてさらに詳しく知りたい方は、こちらのページをぜひ参考にしてみてください。これからのオフィスのカタチのヒントが満載です。