オフィスデザイン

オフィス活用で効率UP!
会議は「座席レイアウト」がポイント

オフィス活用で効率UP!会議は「座席レイアウト」がポイント
2021.08.20

働き方改革や感染症拡大を予防するために、導入されたテレワーク。テレワークにはメリットも多数ありますが、意思疎通や意思決定が重要である会議が「なかなかうまくいかない…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
会議の生産性が低下する場合は、意識的にオフィスに出社することをオススメします。このフェイス・トゥ・フェイスで行う会議で気を付けるべきポイントが「座席レイアウト」です。
今回は、生産性アップも見込める座席レイアウトのコツをご紹介します。

コロナ禍のコミュニケーション|
テレワーク時代の今こそ会議を見直そう!

新型コロナ感染症の蔓延を機に、多くの企業がテレワークを導入しています。出社する機会が減り会議はオンラインに置き換わる中、「オンライン会議、正直やりづらい!」と感じていませんか?

  • 相手の顔色読めず真意が分からない…。
  • PC操作が煩雑で意見交換がしづらい…。
  • 通信遅延のない会議室でやる方が、ずっとうまく進められるのに…。

こう感じる方は多いと思います。
オンライン会議にももちろんメリットはありますが、「やりづらさ」を感じたまま頑なに続けると、デメリットばかりが目立つのです。

確かに、議題や話し合う内容、規模によっては実際に会議室で集まった方が良い場合があります。とはいえ、「会議室で行う会議って、本当に生産的・効率的だったのかな?」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか?

  • とにかく時間がかかって、結局何も決まらない。
  • 発言者に偏りが出るなど、全体の意見を集約できていなかった。
  • 誰が進行するのか、誰に向かって情報を伝達するのか、役割分担ができていなかった。
  • オンラインでもできたことでは?本当に出社した意味はあったのかな…。

テレワークを導入しているからこそ、出社し会議する機会は貴重です。フェイス・トゥ・フェイスで行う会議を見直し、上手に活用していきましょう。

フェイス・トゥ・フェイス向きの会議とは?
オンライン会議との使い分け

全ての会議を対面でやらなければならないわけではありません。オンラインでも十分な場合もあります。まずは会議を目的別に分類し、対面のコミュニケーションに向いているのか、オンラインでも置き換えられるのかを整理してみましょう。

会議を目的別に整理すると下記の4つに分類できます。

  1. 伝達する会議
  2. 決定・決裁する会議
  3. アイディアを生む会議
  4. 個別の相談
会議の種類

「決定・決裁する会議」「意見交換してアイディアを産む会議」は対面で行う方が効率よく進められます。やり取りにタイムラグがないため意見交換が活発になり、スムーズに会議を進めることができるからです。
一方で、朝礼や報告会など、定期的なミーティングである「伝達する会議」はオンラインでも置き換えることができます。「個別の相談」については状況によって使い分けると良いでしょう。

コロナ対策を考えた座席レイアウトは、会議の目的に合わせて!

テレワークを導入すると、フェイス・トゥ・フェイスでの会議は「貴重な出社するタイミング」です。その分、会議には効率性・生産性が求められます。
会議のクオリティーをアップさせるポイントは、会議の目的に合わせた「座席レイアウト」にあります。目的に合った座席レイアウトを用意することで、会議の効果をぐっとアップさせることができるでしょう。

伝達する会議【Informative】


伝達する会議【Informative】
  • スピーカーと聴講者が対面するレイアウト
  • ファシリテーターを中心とした扇型の配置(12名程度想定)

決定事項の通達や教育など、情報伝達・意識統一を図るのに最適です。扇形の配置にすることで、左右端の座席でもスピーカーとの距離感が近くなり、より会議に集中できます。

決定・決裁する会議【Session Style】


決定・決裁する会議【Session Style】
  • ファシリテーターとの対話型レイアウト
  • ファシリテーターとコミュニケーションしやすい配置(8名程度想定)

参加者全員の意見を集約し、決定事項を明確にしていく会議に最適です。
アクションプランの策定や、理想の姿のイメージを共有する会議、司会役がナビゲートするブレインストーミングにも効果的と言えます。
前方正面のファシリテーターが位置するところは、ホワイトボードがあるとベストです。出された意見などをボードにまとめ全員が目視することで議題軸にブレが生じず、意見がまとまりやすいでしょう。

アイディアを生む会議【Round Table】


アイディアを産む会議【Round Table】
  • 全員対等型のレイアウト
  • 参加者全員の顔が見えるディスカッションしやすい配置(6名程度想定)

意見交換やブレインストーミングなどに最適です。配置は円状にすることで、上下関係を意識せず意見を出しやすくできます。
表情を伺いながら対話できるため、意図した意見とは違う受け取り方をしたり、誰かの意見を取りこぼしたりといった会議のミスコミュニケーションを防ぎやすいです。

個別の相談【One on One & Small】


個別の相談【One on One & Small】
  • 1対1や少人数でのミーティングスタイル(2名〜4名程度想定)

広すぎない空間と落ち着いた照明で、穏やかな雰囲気を演出しましょう。パーテーションなどで空間を仕切ると、より会議に集中できます。

テレワークの弱点をケア!
目的に合った会議レイアウトを取り入れよう

テレワークを導入することによって、会議で問題を抱える方は多いです。全てオンラインで会議する必要はなく、また、テレワークを導入しているからこそ、出社する目的を意識してオフィスを上手に活用しましょう。

フェイス・トゥ・フェイスで行う会議は、目的に合った座席レイアウトがポイントになります。働き方の見直しが求められる今だからこそ、会議の座席レイアウトはぜひこだわって、今以上に会議の効率をアップさせてみましょう。

オフィスの座席レイアウトについて、わかりやすく解説した動画です。ぜひ参考にしてみてください。

大中 文人

大中 文人

中央宣伝企画株式会社
オフィス内装事業のリーダー