デジタルホワイトボードの選定にあたり、「どんな機能に注目して選ぶべきか分からない」「導入しても使いこなせるかどうか不安」といったお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
前回に続き弊社の実体験をもとに、デジタルホワイトボード選定について連載のコラムで振り返ります。連載3本目は私たちの経験をふまえ選定のポイントを解説いたします。
目次
様々なツール、設備を戦略的に導入する手順と同様に、デジタルホワイトボードの導入する際にも目的をはっきりさせておくことが重要です。
会議を中心にデジタルホワイトボード使用する場合、オフィス内の参加者だけで利用するのか、オンラインの参加者も想定した運用にするのかなど、ここが違うだけで必要な機能が全く異なります。
選定の際は、導入の目的とともに、どのような機能が必要か要件を整理しておきましょう。
導入の目的が明確になり、必要な機能や要件が定まってきたら、それらをベースに選定をしていきます。
私たちは大きく2つの軸で選定を進めました。
例えばオンライン会議での使用が中心になる場合、オンライン参加者にも伝わる機能がきちんと備わっているかが重要なポイントになります。
オンラインの参加者にも伝わる機能とは、単純にウェブ会議ができるなどお話ではありません。重要視するのは「デジタルホワイトボードの画面をオンライン参加者にも見せることができるか」という点です。
そのためにはただウェブ会議ができるだけでなく、画面共有や、複数の機能を併用できるかどうかという点が重要になってきます。
一方で対面の会議での使用が中心になる場合は、書く、映すといったシンプルな機能でも活用ができると思います。設置したい空間や会議の参加人数に対するモニターのサイズ、価格、付属品などで比較検討することが考えられます。
導入目的に適切な仕様であるかどうかの判断と合わせて、アプリケーションとその機能性も確認しておきましょう。映す、書くはできるが、動画や音声はどうか、普段の業務で扱っているファイルが開けるかなども重要なポイントです。
弊社が導入したMAXHUBの場合、ウェブ会議でMAXHUB自体に表示されている画面を移し共有することができます。
さらにその状態から様々なアプリケーションを使うことができるため、オンライン参加者にもきちんと会議の内容が伝わり、オンライン参加者とオフライン参加者の情報格差を減らすことができます。
ハイブリッドワークで、かつ会議での使用を目的としたデジタルホワイトボードには、オールインワン型で様々なアプリケーションが備わっているものがおすすめです。
そこで私たちも導入したのがMAXHUBです。ここではその魅力をご紹介します。
これまでのオンライン会議では、マイク、カメラ、スピーカーなどのいろいろな機器の準備に手間がかかっていました。その上、マイクから離れて座った人の音声がうまく拾われない、カメラの解像度が低く表情や空気感が伝わらないといった場面が多かったと感じます。
しかしMAXHUBはそういった悩みにも最適です。
従来の会議ではオンライン参加者に会議プレゼンの内容が伝わりづらい、議論の転記や議事録作成に手間がかかる等、「伝える」ことに余分な労力をかけていた方も多いのではないでしょうか。
資料やホワイトボードの内容の意図が伝わりづらいといった悩みにも、MAXHUBの機能が大変役立ちます。
複数の資料や画像類を表示させて議論するような会議においては、情報共有のスピードも大切です。従来はモニターやケーブルの接続の手間や、同時に表示して見せられず説明しづらいなど、手間取る場面はしばしばあったように感じます。
MAXHUBを使った会議では、
デジタルホワイトボードは対面の会議でも、オンラインと対面のハイブリッド会議でも、会議コミュニケーションを効率化するデジタルツールです。仕様や機能を比較検討し、導入の目的に合わせて選定を行いましょう。
今回のコラムでMAXHUBに興味を持った方は是非弊社にご相談ください。
MAXHUBの詳しい特徴はこちらのページでも紹介しています。
皆さまの会議効率化をサポートするアイテムの検討材料として、お役立ていただけましたら幸いです。
中央宣伝企画株式会社
