展示会出展では様々な手配や準備、各種申請などがあり、スケジュール管理が複雑で大変です。
出展に際した決め事をあらかじめ把握し、チェックしながら進めたい時に参考にできる、出展までのスケジュールと業務の概要についてご紹介します。
出展準備の手順表も公開しておりますのでぜひ最後までお読みください。
目次
社内だけでなく、社外とのやり取りが多い展示会出展。スケジュールやタスクの管理をどのように進めるとよいかわからず、
展示会の出展準備は会期までの時期を区切り、どのような業務が発生するか知ることから始めましょう。あらかじめ大まかなスケジュールと業務の概要を知っておくことで、落ち着いて出展に臨むことができると思います。
展示会に出展することが社内決定したら、今後準備を進めていくための土台となるものを決めていきます。
展示会出展にあたり、下記をあらかじめ設定しておきます。
業種や職種、ソリューションなどテーマが決まっているのが、合同展示会の特徴です。
まずは自社が紹介したいサービスや製品がどの展示会テーマに適切であるか検討し、目標とする成果が得られるよう、出展する展示会を選ぶ必要があります。
数あるテーマの中から選ぶのは一見難しく感じますが、出展の目的、どんな人に届けたいのか、どのような課題を解決したいのかが明確であるとよいでしょう。展示会のテーマや来場者層と、自社の製品やサービスが合っているかどうか検討し、開催時期や予算を考慮しながら、出展する展示会を確定します。
会期の2～4カ月前には出展に際した各種手続き、手配を始めます。
出展の申請だけでなく、補助金・助成金の申請や、遠方の展示会場の場合は宿泊施設の選定なども行います。いずれも早めの手配、申請をしておくとよいでしょう。
基本的な出展計画のほかに、各種手続きや展示会ブースの手配、集客や配布物の計画など、いつまでに、誰が、何をやるのか、工程表に落とし込んでスケジュールを立てていきます。
また出展に関わるメンバー間で、定期的にスケジュールや進捗を共有しておくことが重要です。展示ブースの手配をする前に、出展コンセプトやブースの運営方法を決めることが重要です。
それだけでなくプロモーションプラン、集客方法の計画、リーフレットやチラシの制作、備品の手配なども、この時期に進めておくことが理想です。
展示ブースやグラフィック、配布資料などのデザインに反映するコンセプトを決めます。自社のイメージ、製品、サービスのブランディング、自社の製品やサービスを届けたい訴求ターゲットなど要素出しを行い、コンセプトを固めていきます。
出展のコンセプトと共に、ブースの運営方法を計画します。とくに展示ブースでプレゼンやデモンストレーションを行う場合、レイアウトともに、実際のブースでどのような運営をしたいか、自社のブースに訪れた人をどのように対応するか決める必要があります。
展示ブース設計と大きく関わるため、出展内容確定のタイミングから早めに検討を始めましょう。
展示ブースのデザインは展示会出展の成功にも関わります。上述で出した要素を伝えつつ、業者のタイプや予算との兼ね合いを比較検討しましょう。
展示会ブースの準備はデザイン、設計、施工、撤収など、様々な業者を手配する必要があり、煩雑になりやすいです。展示会出展に関わるメンバーが展示物の準備やプロモーション計画などに集中して取り組めるよう、展示ブースはワンストップで依頼できる業者を選ぶのがおすすめです。
基本となる要素が確定したら、様々な手配や発注に向けて詳細な計画を行います。
展示物や出展内容を決定し、発注に向けた詳細な計画を進めます。また小間位置が決まってくるため、人通りを考慮した詳細なブースレイアウトの計画と、製作・施工の手配を行います。映像やサイネージをはじめ、モニターや展示台などの機材、備品は、会期の1～2ヵ月前には手配が必要です。
展示期間中に展示ブースに配置するスタッフをアサインします。
基本的に1小間あたり1～1.5名のスタッフを配置する場合が多いです。1小間：1～2名、2小間：2～3名、3小間：3～4名、4小間：4～5名など、ブースには常に複数名のスタッフがいると安心です。
しかしながら出展ブースの目的によって役割が増える場合も考えられます。例えばブース内でプレゼンをする場合は、ブースのスタッフのほかに、プレゼン担当1名、進行サポート1名追加といったように、出展内容とブース運営の方向性をもとに検討します。
スタッフの配置と共に休憩時間も含めたシフト組みを行います。コンパニオンを配置する場合、その手配と時間の調整も必要です。
展示会で終日説明員として立っていると大変な疲労です。さらに3日間説明員を続けるのはかなり厳しくなるため、適度な休憩を考慮した人数手配が必要になります。加えて会期中に外部のリサーチを考えるならば、さらに役割が増えスタッフも増やすことになります。
このように展示会出展の目的に応じた人員配置、時間配分が必要です。
会期1ヵ月前には、配布用チラシ、展示用の原稿の準備をはじめ、出展告知やプレスリリースなどの入稿を進めます。
配布するチラシ、説明資料、リーフレット等を印刷会社に発注する場合、できるだけ1ヵ月前に入稿するのが理想的です。オリジナルのノベルティを製作する場合も、余裕をもって1ヵ月前には手配を進めておくとよいでしょう。
パネルやキャプションは配布資料と同じデザインをとることも多いため、各発注物のデザイン確認が必要です。また製品仕様等は担当部署の監修が必要な場合があるので、社内の確認時間も考慮しておくと良いでしょう。
展示物などの出展に際した荷物がある場合、運送会社や運搬トラックの手配が必要です。
設置に専門的な知識が必要な展示物などは自社で手配するのが一般的ですが、配布物や備品は展示会ブース制作会社がブース造作と一緒に運んでくれる場合があります。必要に応じて相談してみるのも良いでしょう。
会期の１か月前には、本格的に集客施策を始めます。
提出物や申請まわりの確認を含め、展示物や展示ブースに持ち込む備品の最終チェックの段階です。チェックリストをつくり、抜け漏れなどがないか確認しながら進めましょう。
名刺、筆記用具、説明資料のファイルなど、当日のブース運営に必要な備品のチェックを行います。 ノベルティ、ユニフォーム、チラシのように発注しているものは、事前に受け取るのか、それとも会場納品にするのかなど、搬入方法を確認しておきましょう。
会期中、お客様の対応に慌てないように、事前に運営リハーサルを行うことが大切です。
質問の受け答え、ブース内の案内の仕方、資料やノベルティの渡し方など、当日展示ブースに立つスタッフに伝え、役割などあらためて確認しましょう。
パネル、キャプション等の最終確認まで行います。また展示ブースが出来上がったら下見をし、スタッフの配置や動線、備品の場所などを決め、当日のメンバーで共有しましょう。
展示会の会期が始まったら、来場者の対応とブース運営が主な業務です。また会場の状況に応じて、運営方法の変更や、追加の発注、申請などが発生する場合も考えられます。
展示会場はたくさんの人が行き来するため、展示ブースの床や展示台にはホコリがたまりやすいです。箒やモップなどを用意し、気づいたときにさっと清掃できるように準備しておくとよいでしょう。
昨今は感染症対策にアルコールスプレーや拭き掃除用のクロスを用意するのがおすすめです。定期的に展示台やハンズオンの展示物の除菌を行うことで、お客様が安心してご来場できます。
展示ブースで配布する資料やノベルティは1日の終わりに在庫確認をしましょう。誰でもわかるように管理表を用意しておくと便利です。
万が一不足してしまいそうな場合は、追加発注や対応策を検討する必要があります。
目的をもって展示会出展し、さらに目標設定をしている場合は、展示会後にすぐに次のアクションにつなげられるように情報整理をしましょう。次回の出展が決まっている場合は今回の気付きが活かせるように、メンバー間で共有しておくことも大切です。
展示会で得られた情報や、清算の結果などを社内に報告します。またお客様の記憶も新鮮なタイミングで次のマーケティング施策につなげていきます。
多くの企業は展示会出展の結果や費用対効果はどうだったのか、後日社内での報告が求められます。会期後は展示会に関わったメンバーで必ず振り返りを行いましょう。
基本的には以下のような内容を報告する場合が多いです。
期間中に展示ブースに来訪された方に対して、来場お礼の連絡を行います。この時、展示会出展に続いてセミナー開催やショールーム見学会、次回出展などが続く場合は、早めにご案内を送ることが大切です。
合同展示会の来場者は情報収集を目的にしている方が多く、複数のサービスや製品を比較検討している可能性が高いため、展示会後にもアプローチを続けていきましょう。
ここまで紹介してきた展示会出展に向けた基本計画とスケジュールを一覧表にした資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。
展示会出展の基本計画やスケジュールは把握できても、そのほかの実務と並行して出展準備を進めることが難しい場合が考えられます。その際は展示会ブースのデザイン～設計・施工をはじめ、出展サポートをワンストップで任せられる企業に相談しましょう。
弊社は創業70年を超える歴史で培った展示会の経験を活かして、企業の展示会出展をサポートしています。
当社の展示会サポート事業については、こちらのページでも詳しく紹介しております。お気軽にご相談ください。
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