初めて展示会に出展する方から、展示会における基本的なご質問、ご相談をよくいただいております。
今回は様々な企業様の展示会出展を長年支援させていただいている私たちの経験と、自社出展で得たリアルな感覚をもとに、出展準備の疑問をFAQ形式でまとめました。
展示会出展に不慣れな方も、あらためておさらいしたい方も、ぜひ参考にしてみてください。
展示会出展は準備がすべてと言っても過言ではありません。この段落では、出展の開始時期や優先順位、予算の目安など、スムーズに準備を進めるための基本ポイントをまとめています。
展示会の準備は、開催の4〜5か月前から始めるのが目安です。出展するかどうかの検討から始める場合は、半年以上前から始める場合もあります。
どちらの場合もまずは目的や目標を明確にし、予算を確保します。その後、出展計画やブース設計、集客施策の順で準備を進めるとスムーズです。
準備は「出展目的・目標設定 → 出展計画（スケジュール・予算） → ブース設計 → 集客施策 → 当日運営」の順が基本です。各工程の進行状況を可視化し、担当者間で共有すると漏れを防げます。
出展費用は出展料だけでなく、ブース施工、人件費、ノベルティ、輸送費なども含めて計算します。
目安としては小規模でレンタル備品を使う場合にも数十万円から、細部までこだわる場合は数百万円規模になることが多く、予算の配分を事前に計画することが大切です。
来場者の目に留まり、関心を引くためにはブースデザインや配布物の工夫が重要です。ここでは、ブース設計のポイントやノベルティ、集客施策など、より効果的な見せ方のヒントを紹介します。
製品やサービスを主役に見せつつ、来場者が立ち寄りやすい動線を確保することが重要です。会場導線を理解した視覚的に目立つ工夫や、この場でしか味わえない体験型コンテンツを取り入れると、来場者の関心を引きやすくなります。
ノベルティやパンフレットは、来場者の記憶に残すために有効です。製品やサービスの特徴を伝えるアイテムを用意することで、展示会後のフォローや商談につながる接点を増やせます。
会期前の事前集客と会期中の会場集客の2種類の考え方が必要です。
事前集客にかんしては招待状を送ったり、ウェブサイトやSNSで告知したりすることで来場者を増やす施策となります。
一方、当日はデモや体験型コンテンツを用意すると、ブース前での滞在時間が長くなり、自然な商談機会が生まれます。
当日の運営から出展後のフォローまで、手順を押さえておくことで成功率がぐっと上がります。ここでは、運営時の注意点や出展後の対応、外部サポートの活用法などを解説します。
搬入・設営のチェックリストを作成し、スタッフ間の役割分担を明確にします。またブーススタッフのシフト表があると安心です。
さらに来場者対応マニュアルやリハーサルも事前に行うことで、当日のトラブルを最小限に抑えられます。
初めての出展でも準備を段階的に進めれば成功可能です。小規模のブースから始める、施工会社や運営サポートを活用するなど、経験不足を補う方法を取り入れると安心です。
展示会終了後は、名刺データや問い合わせ情報の整理、見込み客へのフォロー、社内での振り返りを行います。これにより次回出展の計画や改善点が明確になり、成果につながります。
施工や運営のサポートを提供する専門会社に依頼できます。人手不足や初出展の場合、外部の力を借りることで準備の効率化と当日の運営の安定化が図れます。
通常業務と並行しながら計画的に進める場合、全体を通した伴走支援はもちろん、部分的なサポートも任せることができます。
本FAQでご紹介した内容以外にも、展示会出展に関するご質問やご相談を承っております。
サービスの詳細やお見積りについては、こちらからお気軽にお問い合わせください。
中央宣伝企画株式会社
展示・イベント担当
